Scuola PSB Consulting – 10/01/2024 – La digitalizzazione completa del ciclo di vita dei contratti pubblici

    Scuola PSB Consulting – 10/01/2024 – La digitalizzazione completa del ciclo di vita dei contratti pubblici

Fonte: https://scuola.psbconsulting.it/

Con la Dott.ssa Annamaria Stammitti oggi approfondiamo l’argomento de: “La digitalizzazione completa del ciclo di vita dei contratti pubblici”

Il nuovo Codice dei Contratti Pubblici e cioè il Decreto legislativo 31 marzo 2023, n. 36 impone, infatti, alle Stazioni Appaltanti e agli Enti concedenti l’uso obbligatorio di piattaforme di e-procurement certificate per la gestione delle procedure di affidamento dei contratti a partire dal 1° gennaio 2024.

La digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti impone alle Stazioni Appaltanti  la gestione digitale completa di tutte le fasi dei contratti pubblici – dalla pianificazione, alla progettazione, compresa la pubblicazione, l’affidamento e fino alla fase di esecuzione.

Le scuole che svolgono la funzione di stazioni appaltanti iniziano quindi, con il nuovo anno, un percorso denso di molte novità per le quali sono richieste competenze avanzate per interagire con le piattaforme certificate, nello svolgimento delle attività negoziali.

Nell’articolo la Dott.ssa Stammitti prende in esame la piattaforma principale che le scuole hanno utilizzato finora e che continueranno ad utilizzare per l’approvvigionamento digitale di beni e servizi e cioè la piattaforma CONSIP S.p.A. Sono esaminati nella pratica i cambiamenti apportati nel periodo di manutenzione, che si è concluso solo il 6 gennaio 2024

Nel contributo sono inoltre presenti i seguenti due allegati utilissimi per la verifica delle iniziative attivate nel sistema di e-procurement.

• Allegato 1: Iniziative attivate sul precedente Sistema di e-Procurement. Le iniziative indicate sono state attivate sul precedente Sistema di e-Procurement, per cui anche dopo il 1° gennaio 2024 la gestione degli Ordini e delle Negoziazioni si avvale delle modalità di gestione classiche (quindi SIMOG o interfaccia web Anac, come da Delibera n. 582 del 13 dicembre 2023 – Adozione comunicato relativo avvio processo digitalizzazione). Fino al 30 giugno 2024.
• Allegato 2: Iniziative attivate nel 2023 sul nuovo Sistema di e-Procurement. Le iniziative indicate sono state attivate nel corso del 2023 sul nuovo Sistema di e-Procurement, per cui la gestione degli Ordini si avvale delle nuove modalità di integrazione con ANAC.

Presentazione della Dott.ssa Paola Perlini

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Contributo della Dott.ssa Annamaria Stammitti

La digitalizzazione completa del ciclo di vita dei contratti pubblici

Il Decreto legislativo 31 marzo 2023, n. 36 impone alle Stazioni Appaltanti e agli Enti concedenti l’uso obbligatorio di piattaforme di e-procurement certificate per la gestione delle procedure di affidamento contrattuale a partire dal 1° gennaio 2024.

La digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti pubblici è disciplinata nella Parte II, Libro I, artt. 19-36 del D.Lgs. 36/2023, ed ha l’obiettivo di creare un ecosistema nazionale di e-procurement, basato sull’interscambio dei dati – “interoperabilità” – tra le piattaforme di approvvigionamento digitale e la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP) gestita da ANAC, che assicuri standard elevati in termini di sicurezza informatica, protezione dei dati personali, trasparenza, parità di trattamento degli operatori economici e tracciabilità delle operazioni svolte.

La digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti comporta che le Stazioni Appaltanti devono svolgere la gestione digitale completa di tutte le fasi dei contratti pubblici – dalla pianificazione, alla progettazione, compresa la pubblicazione, l’affidamento e fino alla fase di esecuzione; la gestione deve avvenire tramite piattaforme certificate da AgID, garantendo l’interoperabilità con ANAC e la possibilità di inviare le schede necessarie all’Autorità per ciascuna fase e tipologia di affidamento; sono richieste misure tecniche e organizzative per tutelare la sicurezza informatica e la protezione dei dati personali, insieme all’accesso tramite SPID o CIE e il supporto per utenti europei tramite il nodo eIDAS italiano.

Rappresentano ulteriori requisiti obbligatori l’utilizzo di atti in formato nativo digitale e la pubblicazione tempestiva, nonché il monitoraggio costante dei dati soggetti agli obblighi di trasparenza amministrativa.

Per le scuole-stazioni appaltanti inizia una nuova “avventura”, perché sono previste molte novità e soprattutto sono richieste competenze avanzate per interagire con le piattaforme certificate, nello svolgimento delle attività negoziali.

Poiché la piattaforma principale che noi abbiamo utilizzato finora e che continueremo ad utilizzare per l’approvvigionamento digitale di beni e servizi è CONSIP S.p.A., (anche perché gratuita), esamineremo nella pratica i cambiamenti apportati nel periodo di manutenzione, che si è concluso solo il 6 gennaio 2024. Naturalmente ci aspettano nei prossimi giorni molte sessioni formative, che in ogni caso CONSIP S.p.A. ha già messo a disposizione dell’utenza, ma esiste anche l’urgenza di prendere confidenza con le nuove procedure e soprattutto con i nuovi adempimenti richiesti.

Le novità operative previste a partire dal 1° gennaio 2024

Di seguito l’elenco delle novità previste per adeguare la Piattaforma telematica a tutte le disposizioni del nuovo Codice degli Appalti (D. Lgs. 36/2023):

Nuove modalità di autenticazione;

Integrazione con la Piattaforma Contratti Pubblici di ANAC per la richiesta del CIG, la compilazione dell’Anac Form, dell’eForm e il caricamento dell’European Single Procurement Document;

• Fascicolo di Gara;
• Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico;
• Strumento per la predisposizione e compilazione del Documento di Gara Unico Europeo – DGUE.
• Quindi:
• accesso esclusivo al Portale con identità digitale (principalmente Spid, CIE o eIDAS)
• integrazione tra la piattaforma di e-procurement di Acquisti in rete e la Piattaforma Contratti Pubblici di Anac
• utilizzo del nuovo e-DGUE

Riassumiamo i passaggi principali.

In buona sostanza, nella preparazione di un ordine ad esecuzione immediata, OEI, o nella strutturazione di una negoziazione (ad esempio una trattativa diretta), la persona che opera come PO (punto ordinante) o PI (punto istruttore), può predisporre tutto ed allegare anche la documentazione ritenuta idonea e necessaria; in pratica non è cambiato nulla, tranne il fatto che il CIG, codice identificativo di gara, non viene emesso prima, attraverso l’area SMART CIG, poiché il sistema è “andato definitivamente in pensione” il 31.12.2023, né può essere richiesto il CIG SIMOG, come abbiamo fatto fino all’introduzione delle nuove norme.

Come cambia la gestione del CIG dal 1° gennaio 2024

La richiesta e la gestione del CIG avviene tramite integrazione con la Piattaforma dei Contratti Pubblici di ANAC per:

Ordini o Appalti specifici inviati su Convenzioni e Accordi quadro attivati sul nuovo Sistema di e-Procurement dopo il 1° gennaio 2024.

Come previsto dalla Delibera n. 582 del 13 dicembre 2023 – Adozione comunicato relativo avvio processo digitalizzazione di Anac, saranno automaticamente eliminati i CIG acquisiti tramite SIMOG entro il 31 dicembre 2023 ma non riferiti a procedure pubblicate entro la stessa data.

La richiesta e la gestione del CIG avverrà invece tramite SIMOG (o relativa interfaccia web) dopo il 1° gennaio 2024 per:

• Ordini o Appalti specifici avviati entro il 31 dicembre 2023 su Convenzioni e Accordi quadro attivati sul precedente Sistema di e-Procurement. Le bozze relative a ordini e negoziazioni avviate su iniziative attive sul precedente sistema di e-Procurement non saranno automaticamente eliminate.
• Ordini, RdO o Appalti specifici inviati/pubblicati entro il 31 dicembre 2023 su MePA e SDAPA
• Gare in ASP e Gare su delega pubblicate entro il 31 dicembre 2023

A questo proposito si allegano al presente contributo i due file presenti a sistema, che si riferiscono a:

• Allegato 1: Iniziative attivate sul precedente Sistema di e-Procurement. Le iniziative indicate sono state attivate sul precedente Sistema di e-Procurement, per cui anche dopo il 1° gennaio 2024 la gestione degli Ordini e delle Negoziazioni si avvale delle modalità di gestione classiche (quindi SIMOG o interfaccia web Anac, come da Delibera n. 582 del 13 dicembre 2023 – Adozione comunicato relativo avvio processo digitalizzazione). Questo però solo fino al 30 giugno 2024.
• Allegato 2: Iniziative attivate nel 2023 sul nuovo Sistema di e-Procurement. Le iniziative indicate sono state attivate nel corso del 2023 sul nuovo Sistema di e-Procurement, per cui la gestione degli Ordini si avvale delle nuove modalità di integrazione con ANAC.

Detto questo, parliamo anche della funzione del RUP, Responsabile Unico di Progetto, di fondamentale importanza per la corretta gestione della digitalizzazione dei contratti.

Il Responsabile Unico di progetto – RUP, certificato dall’ANAC, ha a disposizione una nuova sezione in cui gestisce la comunicazione con i sistemi ANAC e può anche nominare ulteriori utenti per avere supporto nella gestione operativa delle singole attività sul sistema.

Nella nuova sezione il RUP:

• Può indicare gli utenti a cui delegare le attività sul sistema;
• Sceglie la Scheda ANAC da usare per la procedura in corso;
• Compila l’Anacform per la pubblicazione della GURI;
• Compila l’eFORM per la pubblicazione sulla GUCE;
• Carica l’European Single Procurement Document (ESPD)
• Comunica con la Piattaforma Contratti Pubblici – PCP richiedendo il CIG e inviando i dati.

Importante: Per poter finalizzare l’invio delle comunicazioni alla PCP, il RUP – oltre ad essere registrato su Acquisti in Rete – deve essere censito sulla Piattaforma ANAC.

Nelle procedure di negoziazione, PO (punto ordinante) e PI (punto istruttore) possono indicare se il RUP coincide con il PO o selezionare un altro soggetto almeno registrato sulla piattaforma per ricoprire questo ruolo.

PO e PI possono anche indicare i soggetti che sono autorizzati a gestire le sezioni Dati Anac, TED e ESPD.

Importante: Il RUP e le persone autorizzate accedono da Ruoli ricoperti su Gare.

Il modulo Anacform e eFORM

La struttura del modulo ANACFORM e eFORM dipende dalla procedura avviata, dal momento che – proprio a seconda della procedura – cambiano le informazioni richieste nelle altre sezioni che caratterizzano il modulo stesso.

Alcune sezioni sono fisse e vanno sempre compilate:

• NOMINA RUOLI;
• SCEGLI SCHEDA ANAC
• COMUNICA CON LA PIATTAFORMA DEI CONTRATTI PUBBLICI – PCP.

Altre sezioni sono compilate in base alla Scheda ANAC selezionata:

• ANACFORM;
• EFORM;
• ESPD.
• IL DGUE

Nel caso sia necessario richiedere il DGUE, è possibile compilare la parte a cura della Stazione appaltante accedendo al menù a sinistra della home page di acquistinretepa, dopo l’autenticazione, cliccare su SERVIZI, EDGUE. Il medesimo, in formato request, viene compilato dall’operatore economico per la parte di sua competenza e restituito, all’interno della procedura, in formato response.

Al momento è possibile caricare e scaricare il documento eDGUE esclusivamente in formato xml, visualizzabile nella sezione dedicata eDGUE.

L’integrazione tra PCP e Acquisti in Rete

L’integrazione con la Piattaforma Contratti Pubblici – PCP, grazie al modulo Anacform e eFORM, permette di gestire direttamente su Acquisti in Rete:

•     la richiesta dei CIG;
•     la pubblicazione di Gare e negoziazioni sulla piattaforma per la pubblicità legale;
•     la pubblicazione di Gare e negoziazioni nella Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea;
•     la gestione delle fasi successive alla pubblicazione;
•     la nomina di ulteriori utenti per avere supporto nella gestione operativa sul sistema.

Dopo la compilazione dei modelli previsti in base alla procedura da espletare, e dopo aver cliccato su “pronta per la trasmissione” per ogni singolo passaggio, il RUP, e solamente il RUP, può richiedere il CIG e inviare la documentazione ad ANAC e, soltanto dopo tale invio, è possibile pubblicare la negoziazione o emettere l’ordine sulla Piattaforma.

Solo dopo aver cliccato su “richiedi CIG”, la richiesta viene presa in carico dai sistemi ANAC e lo stato della richiesta passa da “Pronto per la richiesta del CIG” a “Ricezione del CIG completata”.

Nel caso della richiesta del CIG, è necessario accertarsi che tutti i dati della procedura siano corretti.

Dopo la richiesta del CIG non è più possibile infatti modificarla, ma i dati possono essere visualizzati in sola lettura. In caso di errore è necessario cancellare la Gara e ricominciare la procedura dall’inizio.

Verifica Richiesta CIG

Stato richiesta CIG

Si verifica l’esito dell’elaborazione visualizzando i seguenti stati:

• “In errore”, se ANAC ha riscontrato degli errori. Bisogna in questo caso accedere alle sezioni previste dalla scheda selezionata, correggere ed inoltrare nuovamente la richiesta.
• “Ricezione del CIG completata”, se ANAC ha elaborato con successo la richiesta. In questo caso è possibile visualizzare il CIG associato.
• “In attesa CIG”, permane nello stato indicato se la richiesta è in attesa di essere elaborata dai sistemi ANAC.

Sia nel caso di richiesta del CIG, sia di invio della documentazione, la comunicazione con ANAC è asincrona, per cui il riscontro non è immediato. Per aggiornare l’esito della richiesta è necessario quindi utilizzare il tasto VERIFICA. Si evidenzia come il rilascio del CIG da ANAC possa avvenire entro un max di 5 giorni lavorativi.

Trasmissione PCP

Il RUP può completare la trasmissione dei dati selezionando “INVIA A PCP” e confermando la modalità successiva, solo dopo che, o lo stesso RUP, o i soggetti autorizzati alle sezioni specifiche, hanno completato l’inserimento dei dati e digitato “pronta per la trasmissione”.

La richiesta viene presa in carico dai sistemi ANAC e lo stato della trasmissione passa dallo stato “CIG ricevuti da ANAC” a “In attesa pubblicazione”.

Una volta selezionato “VERIFICA” la richiesta transita in uno dei seguenti stati:

• “In errore”, se ANAC ha riscontrato degli errori. In questo caso si può ripetere nuovamente la trasmissione dei dati.
• “Pubblicato”, se ANAC ha elaborato con successo la richiesta. Viene visualizzato il CIG.
•  “In attesa pubblicazione”, se la richiesta è in attesa di essere elaborata dai sistemi ANAC.

Dopo l’esecuzione di tutti gli adempimenti elencati e descritti, il PO punto ordinante può andare alla procedura di Gara nella sezione “DATI PRINCIPALI” e selezionare “PUBBLICA”, anche immediatamente dopo la richiesta di pubblicazione del RUP.

Il Fascicolo di gara

L’articolo 22 del Codice degli appalti pone l’accento sulle piattaforme di approvvigionamento digitali utilizzate dalle Amministrazioni, richiedendo la possibilità di “aprire, gestire e conservare il fascicolo di gara in modalità digitale”.

Il sistema di e-procurement di Acquisti in rete acquisisce la documentazione di gara relativamente alla fase di pubblicazione e affidamento ma, come previsto dalle Regole Tecniche dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) del 1° giugno 2023, oltre ai documenti di queste fasi la stazione appaltante può caricare documenti relativi alla fase di esecuzione e tutta la documentazione caricata entrerà a far parte del Fascicolo di gara. Il Fascicolo di gara comprende, quindi, la documentazione di gara, le offerte ricevute dai partecipanti, le comunicazioni intercorse tra stazione appaltante e operatori economici, i verbali di gara, il contratto e gli altri documenti rilevanti ai fini della procedura. La sua composizione varia comunque a seconda della natura della gara e delle norme che la disciplinano.

Il Fascicolo di gara rappresenta una componente fondamentale per la trasparenza nelle procedure negoziali. Consente, infatti, ai soggetti autorizzati di accedere alle informazioni relative alla gara e di verificare la correttezza della procedura. Il Fascicolo di gara, che si aggiorna costantemente e automaticamente durante le fasi di gestione della gara, può anche essere alimentato con ulteriori documenti e può essere creato o rigenerato in qualsiasi momento entro 5 anni dalla stipula dell’ultimo lotto della procedura. Successivamente è conservato per almeno 10 anni dalla conclusione della gara, tramite conservazione a norma.

L’accesso alla nuova funzione sarà disponibile all’interno delle singole procedure di negoziazione per i seguenti profili / ruoli:

Punto ordinante, Responsabile del Procedimento (RdP) e Responsabile unico di Progetto (RUP) possono generare, alimentare e consultare il fascicolo.

Il Punto istruttore può esclusivamente alimentare il fascicolo con documenti aggiuntivi rispetto a quelli già inseriti automaticamente dal sistema.

Il RUP può richiedere l’eliminazione del fascicolo

Il Fascicolo virtuale dell’operatore economico

Altro strumento su cui incide il nuovo Codice degli appalti, questa volta con l’articolo 24, è il Fascicolo virtuale dell’operatore economico (FVOE) che, disponibile nella Banca dati nazionale dei contratti pubblici, consente alle Amministrazioni la verifica delle condizioni di partecipazione e dei requisiti richiesti agli operatori economici.

Il Fascicolo virtuale dell’operatore economico consente l’acquisizione e la verifica della documentazione comprovante il possesso dei requisiti di carattere generale, tecnico-organizzativo ed economico-finanziario, avvalendosi di documenti e/o dati forniti dagli Enti Certificanti, dall’Anac e dagli operatori economici stessi.

L’accesso alle funzionalità di consultazione del Fascicolo è disponibile direttamente all’interno della piattaforma Acquisti in rete. Tale accesso è riservato al Responsabile unico di progetto (RUP) della gara – abilitato presso l’Anac – e richiede un livello di autenticazione di tipo LoA3, corrispondente a Spid di livello 2 o CIE ma, in specifici casi, potrebbe essere richiesto un livello di autenticazione superiore (LoA4) (ad esempio per la consultazione della certificazione antimafia, o comunque per consultare documenti contenenti dati sensibili).

I dati e i documenti in esso contenuti sono automaticamente aggiornati mediante interoperabilità con la Banca dati nazionale dei contratti pubblici, assicurando la loro validità in tutte le fasi del processo di appalto.

Tramite Acquisti in rete – sempre all’interno delle singole procedure di negoziazione – il RUP, nelle fasi di affidamento ed esecuzione, può, per ogni operatore economico coinvolto nella procedura di gara:

• Richiedere l’accesso al fascicolo
• Verificare lo stato delle sue richieste
• Ricercare e recuperare documenti specifici

Con il presente contributo, che contiene gli elementi basilari per procedere nelle attività negoziali in base alla normativa in vigore dall’1.01.2024, utilizzando la piattaforma certificata messa a disposizione da CONSIP S.p.A, si è voluto ordinare nella maniera più lineare possibile le indicazioni fornite dalle sessioni formative, dal manuale di supporto, dalle numerose e varie note pubblicate, per una prima visione d’insieme degli adempimenti da rispettare e da applicare da parte dei vari soggetti chiamati ad operare, ognuno secondo il ruolo esercitato e la funzione affidatagli.

Certamente avremo modo di approfondire ulteriormente nei prossimi giorni e di riflettere sulla pratica attuazione della digitalizzazione dell’intero ciclo di vita dei contratti pubblici.

Allegati n. 2

• Allegato 1: Iniziative attivate sul precedente Sistema di e-Procurement. Le iniziative indicate sono state attivate sul precedente Sistema di e-Procurement, per cui anche dopo il 1° gennaio 2024 la gestione degli Ordini e delle Negoziazioni si avvale delle modalità di gestione classiche (quindi SIMOG o interfaccia web Anac, come da Delibera n. 582 del 13 dicembre 2023 – Adozione comunicato relativo avvio processo digitalizzazione). Fino al 30 giugno 2024.
• Allegato 2: Iniziative attivate nel 2023 sul nuovo Sistema di e-Procurement. Le iniziative indicate sono state attivate nel corso del 2023 sul nuovo Sistema di e-Procurement, per cui la gestione degli Ordini si avvale delle nuove modalità di integrazione con ANAC.

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