Scuola PSB Consulting – 11/02/2024 – Il fondo economale: costituzione, utilizzo e reintegro
Fonte: https://scuola.psbconsulting.it/
La Dott.ssa Annamaria Stammitti con il suo intervento odierno sull’argomento: “Il fondo economale: costituzione, utilizzo e reintegro” intende fornire un utile contributo professionale riepilogativo ed esaustivo.
Infatti molte scuole a tutt’oggi non si comportano correttamente in alcune fasi della costituzione e utilizzo del Fondo.
Pertanto la Dott.ssa Stammitti fa un riepilogo di tali errori indicando la strada corretta!
“Da molte scuole il ricorso al “bonifico bancario o postale” è stato interpretato erroneamente come autorizzazione ad utilizzare il conto corrente bancario o postale personale del DSGA, possibilità evidentemente vietata, perché costituisce un’appropriazione indebita di denaro pubblico”.
A fugare ogni possibile dubbio il MIM precisa e sottolinea testualmente:
“La costituzione del fondo deve avvenire, nel rispetto dell’articolo 3, comma 3, della Legge n. 136/2010, mediante bonifico bancario o postale o altro strumento che ne garantisca la tracciabilità, quali, ad esempio, assegni bancari e postali, vaglia cambiari e postali, carte prepagate, ecc. Qualora, ad esempio, si decida di costituire il fondo tramite bonifico bancario o postale, è necessario utilizzare un conto corrente dedicato, al fine di non confondere i fondi della Scuola con le disponibilità private del DSGA”.
E anche per quanto riguarda la tipologia delle spese minute:
“Per quanto riguarda la tipologia di acquisti che possono essere svolti mediante l’utilizzo del fondo economale, come precisato dall’ANAC, “le spese per le quali è ammesso l’utilizzo del fondo economale risultano tipizzate dalle stazioni appaltanti in un apposito regolamento interno, con cui siano elencati dettagliatamente i beni e i servizi di non rilevante entità (spese minute) necessari per sopperire ad esigenze impreviste nei limiti di importo delle relative spese. Resta fermo che non deve trattarsi di spese effettuate a fronte di contratti d’appalto e, pertanto, la corretta qualificazione della singola operazione, da effettuarsi a seconda delle specificità del caso concreto, rientra nella responsabilità della stazione appaltante procedente”.
Il DSGA titolare della gestione del fondo ha responsabilità diretta sia nella costituzione che nel relativo utilizzo.
Presentazione della Dott.ssa Paola Perlini.
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Contributo della Dott.ssa Annamaria Stammitti.
Il fondo economale: costituzione, utilizzo e reintegro
Nei giorni in cui è imminente il termine per l’approvazione del programma annuale delle istituzioni scolastiche da parte dei Consigli di Istituto, tra i colleghi Direttori dei Servizi Generali ed Amministrativi/Funzionari EQ, si torna a discutere del fondo economale, argomento che ogni volta suscita dubbi, perplessità, e soprattutto, si rilevano all’interno delle scuole comportamenti diversificati, pur oramai nell’assoluta certezza della normativa e degli adempimenti da rispettare.
Con questo contributo si ritiene di fornire un utile contributo professionale riepilogativo ed esaustivo.
Orbene, riandando alle origini, quindi al D.I. 129 del 28.08.2018, recante “Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107”, l’articolo 21, dedicato al “fondo economale per le minute spese” prescrive quanto segue:
“1. Ciascuna istituzione scolastica può costituire, in sede di redazione del programma annuale, un fondo economale per le minute spese per l’acquisizione di beni e servizi di modesta entità necessari a garantire il regolare svolgimento delle ordinarie attività.
2. La consistenza massima del fondo economale per le minute spese, nonché la fissazione dell’importo massimo di ogni spesa minuta, da contenere comunque entro il limite massimo previsto dalla vigente normativa in materia di antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante, è stabilita dal Consiglio d’istituto in sede di approvazione del programma annuale, con apposita autonoma delibera.
3. È sempre vietato l’uso del fondo economale per le minute spese per acquisti per i quali l’istituzione scolastica ha un contratto d’appalto in corso.
4. La gestione del fondo economale per le minute spese spetta al D.S.G.A. che, a tal fine, contabilizza cronologicamente tutte le operazioni di cassa da lui eseguite nell’apposito registro informatizzato di cui all’articolo 40, comma 1, lettera e). Il D.S.G.A. può nominare uno o più soggetti incaricati di sostituirlo in caso di assenza o impedimento.
5. Il fondo economale per le minute spese è anticipato, in tutto o in parte, con apposito mandato in conto di partite di giro, dal dirigente scolastico al D.S.G.A. Ogni volta che la somma anticipata è prossima ad esaurirsi, il D.S.G.A. presenta le note documentate delle spese sostenute, che sono a lui rimborsate con mandati emessi a suo favore, imputati al funzionamento amministrativo e didattico generale e ai singoli progetti. Il rimborso deve comunque essere chiesto e disposto prima della chiusura dell’esercizio finanziario.
6. I rimborsi previsti dal comma 5 avvengono, in ogni caso, entro il limite stabilito dal Consiglio d’istituto con la delibera di cui al comma 2. Detto limite può essere superato solo con apposita variazione al programma annuale, proposta dal dirigente scolastico ed approvata dal Consiglio d’istituto.
7. A conclusione dell’esercizio finanziario il D.S.G.A. provvede alla chiusura del fondo economale per le minute spese, restituendo l’importo eventualmente ancora disponibile con apposita reversale di incasso.
8. La costituzione e la gestione del fondo cassa devono avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari”.
Il Ministero dell’Istruzione, a seguito dell’emanazione del Regolamento di contabilità, è intervenuto successivamente, con la circolare prot. n. 0000074 del 5 gennaio 2019, recante ad oggetto Decreto 28 agosto 2018, n. 129 “Orientamenti interpretativi”, chiarendo ed approfondendo tutti i possibili dubbi sulla stesura del nuovo programma annuale e, in particolare, anche su questo argomento.
Viene sottolineato che il Regolamento di contabilità detta norme “maggiormente specifiche in merito alle modalità di costituzione e di gestione del fondo economale per le minute spese, recependo altresì la normativa vigente in materia di obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’articolo 3 della legge del 13 agosto 2010, n. 136”, come interpretata dall’A.N.AC. con la Determinazione n. 4 del 7 luglio 2011 (da ultimo aggiornata con Delibera A.N.AC. n. 556 del 31 maggio 2017).
“……..OMISSIS…… L’eventuale costituzione di un fondo cassa cui attingere per spese giornaliere, salvo l’obbligo di rendicontazione, deve essere effettuata tramite bonifico bancario o postale o altro strumento di pagamento idoneo a consentire la tracciabilità delle operazioni, in favore di uno o più dipendenti”.
Da molte scuole il ricorso al “bonifico bancario o postale” è stato interpretato erroneamente come autorizzazione ad utilizzare il conto corrente bancario o postale personale del DSGA, possibilità evidentemente vietata, perché costituisce un’appropriazione indebita di denaro pubblico.
Ancora oggi molti colleghi si avvalgono di tale metodo di costituzione del fondo, e numerosi Istituti cassieri accreditano sui conti correnti bancari o postali dei DSGA l’importo dell’anticipo del fondo economale.
E di più, ancora oggi molti altri colleghi emettono il mandato di anticipazione del fondo “per cassa”, vietato in base alla legge 136/2010, art. 3 comma 3, e numerosi Istituti cassieri erogano tali somme senza sollevare problemi.
Da ultimo, in ordine cronologico, è intervenuto ad ulteriore chiarimento e definitiva sistemazione della materia, peraltro controversa a parere degli “addetti ai lavori”, il Vademecum del Ministero dell’Istruzione su “Controllo di regolarità amministrativa e contabile delle Istituzioni scolastiche” del mese di luglio 2022.
A fugare ogni possibile dubbio, giustamente, il vademecum precisa e sottolinea testualmente:
“La costituzione del fondo deve avvenire, nel rispetto dell’articolo 3, comma 3, della Legge n. 136/2010, mediante bonifico bancario o postale o altro strumento che ne garantisca la tracciabilità, quali, ad esempio, assegni bancari e postali, vaglia cambiari e postali, carte prepagate, ecc. Qualora, ad esempio, si decida di costituire il fondo tramite bonifico bancario o postale, è necessario utilizzare un conto corrente dedicato, al fine di non confondere i fondi della Scuola con le disponibilità private del DSGA”.
E anche per quanto riguarda la tipologia delle spese minute:
“Per quanto riguarda la tipologia di acquisti che possono essere svolti mediante l’utilizzo del fondo economale, come precisato dall’ANAC, “le spese per le quali è ammesso l’utilizzo del fondo economale risultano tipizzate dalle stazioni appaltanti in un apposito regolamento interno, con cui siano elencati dettagliatamente i beni e i servizi di non rilevante entità (spese minute) necessari per sopperire ad esigenze impreviste nei limiti di importo delle relative spese. Resta fermo che non deve trattarsi di spese effettuate a fronte di contratti d’appalto e, pertanto, la corretta qualificazione della singola operazione, da effettuarsi a seconda delle specificità del caso concreto, rientra nella responsabilità della stazione appaltante procedente”.
Ed ancora:
“In particolare, la gestione del fondo economale per le minute spese avviene secondo modalità semplificate sia per quanto riguarda il pagamento (per pronta cassa) contestuale all’acquisto indifferibile del bene o servizio, sia per quanto concerne la documentazione giustificativa della spesa, fermo restando il rispetto della normativa di antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante (D.Lgs. n. 231/2007 e ss.mm.ii.). Pertanto, è consentito l’utilizzo del contante per la gestione del fondo, fermo restando l’obbligo di documentazione della spesa da parte del DSGA. Le registrazioni contabili sono riportate nell’apposito registro informatizzato di cui all’articolo 40, comma 1, lettera e) (cfr. registro delle minute spese)”.
Indispensabile, come sottolinea il vademecum, l’adozione di un apposito regolamento interno di Istituto, che definisca la tipologia delle spese minute, che, in ogni caso, devono essere urgenti, non rinviabili, di modesta entità.
Importante ribadire che il Consiglio di Istituto, con apposita delibera, definisce l’importo massimo annuo del fondo economale e l’importo massimo di ogni singola spesa minuta.
Nei gestionali-bilancio, è previsto, obbligatoriamente, l’inserimento di tali informazioni, oltre alla data di approvazione del programma annuale, con l’inserimento degli estremi della delibera del Consiglio di Istituto.
Tra le modalità tracciabili per l’anticipo e il reintegro del fondo economale, e tra le modalità di gestione del fondo stesso, il DSGA può utilizzare una carta prepagata, con IBAN, acquistata con fondi della scuola, intestata al medesimo, con il suo codice fiscale.
L’utilizzo esclusivo della carta prepagata per tale finalità (costituzione, gestione e reintegro del fondo) è autorizzato dal Dirigente Scolastico in coincidenza con l’approvazione del programma annuale.
Ogni spesa minuta deve essere autorizzata dal DSGA, unico responsabile di tale attività negoziale.
Viene stilato un apposito ordine scritto, protocollato e firmato dal DSGA, indirizzato al fornitore del prodotto da acquistare;
agli atti è conservato anche lo scontrino o ricevuta fiscale del pagamento effettuato, che non è intestato all’istituzione scolastica, ma al DSGA.
Il prodotto/i prodotti acquistato/i è /sono presi in carico sul registro di magazzino o sul registro di facile consumo.
Ogni volta che, nel corso dell’anno, il DSGA deve ricostituire l’anticipazione ottenuta, emette un mandato a suo nome, indicando gli estremi bancari della carta medesima, quindi rispettando le norme relative alla tracciabilità, già menzionate.
Al termine dell’esercizio finanziario, il DSGA emetterà tanti mandati quanti sono gli importi a carico dei singoli aggregati di spesa, Attività e Progetti, cui sono state imputate le spese sostenute e documentate, intestati a suo nome e contenti gli estremi bancari della carta prepagata.
Ricostituito l’intero fondo all’interno della carta medesima, emetterà un mandato sull’IBAN della scuola per il totale del fondo anticipato all’inizio.
L’Istituto cassiere emetterà a sua volta un provvisorio di entrata, cui farà seguito la relativa reversale di riscossione per il medesimo importo, in modo da pareggiare le partite di giro aperte all’inizio con il mandato di costituzione/anticipazione del fondo stesso.
Alla luce della normativa richiamata e dei chiarimenti esaustivi intervenuti nel tempo, ritengo che non possano esistere più dubbi sui corretti adempimenti da effettuare per tale fattispecie a cura dei Direttori dei Servizi Generali ed Amministrativi/Funzionari EQ.
